Ustalenie składników majątku nieruchomego dłużnika bądź kontrahenta stanowi istotny element należytej staranności w obrocie gospodarczym oraz warunek efektywnego dochodzenia roszczeń pieniężnych.
Podstawowym rejestrem ujawniającym stan prawny nieruchomości są księgi wieczyste, prowadzone na podstawie ustawy z dnia 6 lipca 1982 r. o księgach wieczystych i hipotece. Zasada jawności formalnej, wyrażona w art. 2 tej ustawy, umożliwia zapoznanie się z treścią księgi każdemu, kto dysponuje jej numerem. Zakres tej jawności nie obejmuje jednak możliwości identyfikowania nieruchomości według danych osobowych właściciela, co w praktyce znacząco ogranicza funkcję poszukiwawczą tego rejestru. Nie jest możliwe odszukanie listy nieruchomości, które stanowią własność konkretnej osoby, jedynie po jej nazwisku albo numerze PESEL ani po numerach działek ewidencyjnych.
Dostęp do dokumentów zgromadzonych w aktach księgi wieczystej, jak również uzyskanie urzędowych odpisów, następuje za pośrednictwem Centralnej Informacji Ksiąg Wieczystych. Zgodnie z art. 36¹ ustawy, przeglądanie akt księgi jest dopuszczalne wyłącznie po wykazaniu interesu prawnego, rozumianego jako konkretna, aktualna i prawnie chroniona potrzeba uzyskania informacji, znajdująca oparcie w normach prawa materialnego. Są to bardziej szczegółowe dane o nieruchomości, jednak nadal wymagana jest znajomość numeru księgi wieczystej.
Istotnym źródłem danych o nieruchomościach jest także ewidencja gruntów i budynków, prowadzona na podstawie ustawy z dnia 17 maja 1989 r. – Prawo geodezyjne i kartograficzne. Choć rejestr ten nie korzysta z rękojmi wiary publicznej, zawarte w nim informacje mają znaczenie dowodowe i pomocnicze. Udostępnienie danych identyfikujących właściciela lub podmiot władający nieruchomością następuje wyłącznie po spełnieniu przesłanki interesu prawnego, o której mowa w art. 24 ust. 5 tej ustawy. W przypadku tego rejestru, możliwe jest ustalenie nieruchomości po danych właściciela. Jednak co do zasady wnioskodawca uzyska tylko numer działek ewidencyjnych, a nie numer księgi wieczystej – co z kolei znacznie utrudni możliwość przeglądu hipotek, czy roszczeń i praw osób trzecich do danej nieruchomości.
Na gruncie postępowania cywilnego istotne znaczenie ma instytucja wyjawienia majątku, uregulowana w art. 913 i nast. Kodeksu postępowania cywilnego. Wierzyciel, który uprawdopodobni bezskuteczność egzekucji, może żądać zobowiązania dłużnika do złożenia wykazu majątku, obejmującego wszystkie przysługujące mu prawa majątkowe, w tym nieruchomości, pod rygorem odpowiedzialności karnej za złożenie nieprawdziwego oświadczenia. W ten sposób uzyskać można również informacje o ruchomościach będących własnością dłużnika.
Najszerszy katalog narzędzi przysługuje wierzycielowi działającemu w toku egzekucji sądowej. Na podstawie ustawy z dnia 22 marca 2018 r. o komornikach sądowych, komornik jest uprawniony do żądania informacji od szerokiego kręgu podmiotów publicznych i prywatnych.
Powyższe powoduje, że etap postępowania egzekucyjnego jest najbardziej efektywnym, jeżeli chodzi o zakres narzędzi i możliwości pozwalających na ustalenie majątku dłużnika. Etap kontraktowy czy przedkontraktowy nie charakteryzuje się tak szerokim wachlarzem możliwości.
