W dobie biznesu prowadzonego w środowisku coraz częściej cyfrowym, opartym o nowoczesne technologie, wprowadzanie nowych rozwiązań i procesów powinno być szczególnie dobrze przemyślane. Niezbędne okazuje się rozpoznanie realnych potrzeb – dopiero wówczas możliwe jest zarówno dopasowanie do nich nowych procesów, jak i poprawne zintegrowanie ich z rozwiązaniami już wykorzystywanymi w danym środowisku. W jaki sposób przeprowadzić takie „rozpoznanie”?
1. Diagnoza bieżącej sytuacji – audyt
Bez względu na rodzaj procesu czy rozwiązania, które bierzesz pod uwagę, w pierwszej kolejności musisz przeprowadzić diagnozę bieżącej sytuacji i, chociażby poprzez audyt wewnętrzny, określić, czy dotychczasowe działanie, na przykład firmy lub innej organizacji, jest skuteczne i spełnia swoją rolę.
Dokładne przyjrzenie się wykorzystywanym narzędziom i metodom ułatwia rozpoznanie, czy obecne rozwiązania pozostają wystarczające, czy, jednak, stanowią powoli coraz większe ograniczenie dla dalszego funkcjonowania na wysokim i oczekiwanym poziomie.
Taka analiza stanu obecnego może ujawnić, w jakich obszarach konieczne jest dokonanie zmian – na przykład ze względu na pogarszającą się efektywność czy stosowanie przestarzałych, zbędnych na tym etapie procesów.
W tym kroku można wykonać mapowanie procesów, które w sposób graficzny prezentuje kolejne etapy funkcjonowania – a to daje możliwość skutecznego zebrania informacji o tym, co jest niepotrzebne lub zdublowane i wymagające tym samym zmiany.
2. Określenie, co faktycznie wymaga zmiany
Dzięki mapowaniu procesowemu i dokładnej analizie sytuacji bieżącej możliwe jest określenie, które elementy, w tym narzędzia czy technologie, faktycznie wymagają unowocześnienia i zmian.
Pozyskując takie informacje można w znacznie łatwiejszy sposób ustalić, czy ewentualne, nowe rozwiązania, wymagają natychmiastowego wprowadzenia, czy też można poświęcić na to więcej czasu – ostatecznie nie w każdej firmie konieczne jest wdrożenie nowego systemu ERP czy CRM – niekiedy można rozważyć zmodyfikowanie już istniejących i efektywnie działających narzędzi.
O ile jednak zachodzi konieczność unowocześnienia i usprawnienia funkcjonowania organizacji, na tym etapie możliwe jest rozważenie, czy nowa technologia, rozwiązanie lub proces mogą zostać prawidłowo zintegrowane z dotychczas używanymi, czy też konieczne będzie całkowite zastąpienie nimi poprzednich.
3. Ustalenie celów biznesowych
Podczas określania swoich potrzeb w kontekście wprowadzenia nowych rozwiązań, warto opierać się na realnych potrzebach – czy unowocześnienie w tym momencie odpowiada przyjętym celom biznesowym i może faktycznie pomóc w rozwoju? A może, na tym etapie, jego wdrożenie okaże się zbędne pod kątem finansowym i niepotrzebnie ograniczy lub spowolni możliwości pójścia do przodu?
W przypadku rozważania wprowadzenia nowego narzędzia lub systemu, konieczne jest także skonsultowanie takiego pomysłu z tymi, którzy na co dzień faktycznie z tego rozwiązania będą korzystać. To oni, jako aktywni użytkownicy, dysponują wiedzą i doświadczeniem, które warto w tej sytuacji wykorzystać. Mogą też wskazać, jakich usprawnień najbardziej oczekują.
Rozmawiaj zatem z kluczowymi osobami: przeprowadzaj konsultacje nie tylko z pracownikami, ale też klientami, aby poznać ich oczekiwania, potrzeby i spostrzeżenia dotyczące obecnych rozwiązań. Dzięki takim rozmowom możesz pozyskać znacznie więcej kluczowych informacji, niż przez „suche” przeglądanie cyferek i dokumentów.
4. Rozwiązanie gotowe czy szyte na miarę?
Nowy proces, system lub inne rozwiązanie technologiczne musi odpowiadać swoją efektywnością wcześniej ustalonym potrzebom i celom biznesowym. To oznacza, że konieczne będzie rozważenie jego docelowej formy. Możliwe jest bowiem pozyskanie już gotowego, „uniwersalnego” elementu lub też zdecydowanie się na zamówienie narzędzia zbudowanego niemal od podstaw, w sposób dopasowany do wymogów zlecającego. W tym zakresie wsparciem mogą być wyspecjalizowani partnerzy technologiczni, tacy jak Anegis, którzy projektują i wdrażają rozwiązania dopasowane do specyfiki działalności oraz indywidualnych potrzeb organizacji.
Oczywiście, taka decyzja jest uzależniona także od kwestii finansowych – w tym miejscu warto jednak podkreślić, że zamówienie spersonalizowanego rozwiązania jest nierzadko inwestycją, która może szybko się zwrócić – w postaci prawidłowego funkcjonowania od momentu wdrożenia, bez konieczności dokonywania kolejnych modyfikacji, które wiązałyby się z ponoszeniem zbędnych kosztów.
5. Kontrolowane wdrożenie
Rozpoznanie potrzeb wdrożenia nowych rozwiązań, to jedno. Po ustaleniu konkretnego zapotrzebowania i wyborze rodzaju unowocześnienia, niezbędne jest także baczne obserwowanie zarówno procesu wprowadzenia takiego rozwiązania w struktury organizacji, jak i jego realnego działania już w praktyce, a nie tylko „na monitorze”.
Nowe systemy, narzędzia i technologie są niezbędne – jednak nie od razu i nie w każdej firmie czy podobnej organizacji. Staranne określenie realnych potrzeb w tym zakresie pozwala na kontrolowanie rozwoju i jasne wytyczenie, co i kiedy jest do tego wymagane, a kiedy można wstrzymać się z podejmowaniem większych inwestycji.
